Dossiers veilig opslaan?
Dossiers veilig opslaan?
Karmac Facilitair beschikt over veilige en goed beveiligde archiefopslagruimten in Lelystad en Almere. Lees snel verder...
Lees verder
archiefslide.jpg
De Karmac Groep
Karmac Informatie & Innovatie B.V. is onderdeel van de Karmac Groep, dé specialist op het gebied van informatielogistiek!
Lees verder
Ruimtegebrek?
Ruimtegebrek?
Karmac Facilitair beschikt over de juiste kennis en ervaring om uw fysieke archieven te beheren in overeenstemming met wet-en regelgeving.
Lees verder
012 Digitaal Nabewerken.jpg
Dossiers digitaliseren?
Schrijf u snel in voor een van onze lunchbijeenkomsten en maak de eerste (of de volgende) stap naar een digitale organisatie!
Lees verder
Zoek op de website:
Karmac Krant

Karmac krant, nr 19

De Karmac krant is een gezamenlijke uitgave van de Karmac bedrijven. In de Karmac krant informeren wij u over relevante (markt)ontwikkelingen, projecten en innovaties. 

Download DE KRANT IN HET pdf-FORMAAT
Bel mij terug
Telefoonnummer

AFAS scannen

Met behulp van moderne scanapparatuur en software digitaliseert Karmac Informatie & Innovatie (Karmac I&I) uw papieren dossiers. Na scanning worden de digitale dossiers in uw eigen AFAS Profit omgeving geïmporteerd. Dit wil zeggen dat u uw dossiers direct terug vindt in uw eigen omgeving en administratie(s). Scannen naar Profit van AFAS brengt vele voordelen met zich mee en levert een belangrijke bijdrage aan het optimaliseren van uw HRM werkprocessen in uw organisatie.

Voordelen van scannen naar Profit van AFAS

  • Uw gescande documenten worden na scanning direct digitaal beschikbaar gesteld in uw eigen AFAS Profit omgeving
  • Digitale dossiers en documenten kunt u eenvoudig beheren en raadplegen
  • Alle dossiers worden gescand conform wet- en regelgeving (substitutienorm)
  • Alle dossiers zijn plaats- en tijdsonafhankelijk benaderbaar
  • Optimalisering van uw werkprocessen
  • U bespaart tijd, ruimte en budget
  • U kunt zich volledig richten op uw kernactiviteiten en efficiënter werken doordat u uw documenten digitaal kunt raadplegen in Profit van AFAS
Neem contact op

Gegarandeerd 100% volledig ingedeelde digitale dossiers

Karmac I&I is gespecialiseerd in het digitaliseren en het digitaal indelen van personeelsdossiers op documentniveau. Door gebruik te maken van moderne scanners en zeer intelligente scantechnieken zijn wij in staat om een groot gedeelte van alle documenten in de personeelsdossiers automatisch te herkennen en te voorzien van de juiste dossier- en documentkenmerken (AFAS dossieritems).

In de praktijk komt het wel eens voor dat handgeschreven of slecht gekopieerde documenten slecht leesbaar zijn waardoor de scansoftware informatie niet kan herkennen. Om toch tot een 100% volledig digitaal ingedeeld dossier te komen, worden deze documenten visueel beoordeeld door speciaal daarvoor opgeleide medewerkers van Karmac. Vervolgens worden ook deze documenten alsnog digitaal ingedeeld. Dit zodat u altijd beschikt over een 100% volledig digitaal ingedeeld personeelsdossier in Profit van AFAS.

Naast het scannen en het importen van personeelsdossiers in Profit van AFAS zijn wij ook gespecialiseerd in het digitaliseren van studentendossiers en digitale post- en factuurverwerking.

Het proces van personeelsdossiers digitaliseren

Bij het digitaliseren van personeelsdossiers werkt Karmac I&I volgens een stappenplan. Omdat het scannen van personeelsdossiers altijd maatwerk is (geen personeelsdossier is hetzelfde), is de eerste stap altijd een bezoek- en inventarisatie bij u op locatie.

 Tijdens dit bezoek bekijkt één van onze accountmanagers de dossiers, worden de mogelijkheden besproken en ontvangt u vervolgens een offerte op maat. Zodra u akkoord heeft gegeven op de offerte neemt een van onze ervaren projectleiders telefonisch contact met u op om het project in te plannen en verder af te stemmen.

Uw personeelsdossiers worden in 3 fasen gedigitaliseerd in Profit van AFAS

Het digitaliseringsproject verloopt in drie fasen:

Fase 1

Keuze voor het softwarepakket en dossierindeling
De eerste stap naar een digitale organisatie heeft u al gezet. U heeft gekozen voor een krachtige (alles-in-één) softwareoplossing van AFAS: Profit. Binnen Profit kunt u al uw personeelsdossiers digitaal beheren. Maar hoe pakt u dat aan en waar begint u? Karmac ondersteunt u tijdens deze fase bij het opstellen van een goede (digitale) dossierindeling. Samen met u stellen wij een dossierindeling op zodat u uw digitale documenten snel en eenvoudig kunt opzoeken in Profit. Kiest u voor het digitaliseren op documentniveau dan voldoet u volledig aan wet- en regelgeving.

Keuze scannen in kleur, grijswaarden of zwart/wit
Bij het inscannen van uw personeelsdossiers heeft u de keuze uit kleur, grijswaarden of zwart/wit. In verband met wet- en regelgeving (om de authenticiteit en betrouwbaarheid van de digitale documenten te kunnen waarborgen) adviseert Karmac om te kiezen voor kleurenscans en een scanresolutie van 300 DPI (dots per inch). Hoe hoger de DPI-waarde, hoe hoger de resolutie van de scans. Een waarde van 300 DPI maakt het voor onze software tevens gemakkelijker om uw documenten digitaal in te delen.

Fase 2

In de tweede fase worden uw documenten opgehaald en op onze Document Campus in Lelystad klaargemaakt voor de scanprocedure. Het daadwerkelijke scannen van de dossiers behoort ook tot deze fase.

Fase 3

In de laatste fase van het digitaliseringsproces worden alle dossiers in uw AFAS Profit omgeving geïmporteerd en/of digitaal aan u overgedragen op een beveiligde harde schijf (keuze).

Een uitgebreide beschrijving van het digitaliseringsproces van Karmac vindt u op onze pagina Personeelsdossiers digitaliseren.

Over Karmac I&I en AFAS

Karmac I&I is gecertificeerd scanpartner van AFAS en heeft voor meerdere AFAS-klanten personeelsdossiers gedigitaliseerd en digitaal ingedeeld op documentniveau. Enkele voorbeelden zijn: Dockinga College, EMS Card Services, Wegener Media Groep, Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond, NVD Beveiliging, CVO Baarn-Soest en Stichting Perspektief.

Meer informatie?

Neem  contact met ons op om een vrijblijvende afspraak te plannen. U kunt ons bereiken onder telefoonnummer 0320 – 286 959. Of bezoek een van onze lunch en learn bijeenkomsten eHRM over het digitaliseren van personeelsdossiers. Klik hier om u in te schrijven. 

Neem contact op