Dossiers veilig opslaan?
Dossiers veilig opslaan?
Karmac Facilitair beschikt over veilige en goed beveiligde archiefopslagruimten in Lelystad en Almere. Lees snel verder...
Lees verder
archiefslide.jpg
De Karmac Groep
Karmac Informatie & Innovatie B.V. is onderdeel van de Karmac Groep, dé specialist op het gebied van informatielogistiek!
Lees verder
Ruimtegebrek?
Ruimtegebrek?
Karmac Facilitair beschikt over de juiste kennis en ervaring om uw fysieke archieven te beheren in overeenstemming met wet-en regelgeving.
Lees verder
012 Digitaal Nabewerken.jpg
Dossiers digitaliseren?
Schrijf u snel in voor een van onze lunchbijeenkomsten en maak de eerste (of de volgende) stap naar een digitale organisatie!
Lees verder

Digitaal archiveren

Een papieren archief wordt langzaam maar zeker minder belangrijk. Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om alle bestanden direct digitaal te archiveren. Een verstandige keuze, want digitaal archiveren biedt vele voordelen voor elke onderneming:

  • Digitaal archiveren werkt kostenbesparend
  • U heeft altijd een actuele versie van elk bestand voorhanden
  • U kunt alle benodigde informatie snel opzoeken

Is uw organisatie klaar om over te stappen naar digitaal archiveren? Plan een vrijblijvend adviesgesprek in met onze specialisten:

Neem contact op

Kostenbesparing door digitaal archiveren

Een volledig digitaal archief is goedkoper dan een fysiek archief. U heeft namelijk geen kosten meer aan het onderhouden van de fysieke archiefruimte. Het is ook niet langer nodig om archiefmedewerkers aan te nemen om het archief te beheren. Wanneer u overschakelt naar een volledig digitaal archief is wel een investering nodig op het gebied van software. Daarnaast moet uw huidige archief gedigitaliseerd worden. Deze éénmalige kosten wegen echter niet op tegen de maandelijkse kosten van een fysiek archief.

Altijd een actuele versie van elk document

Met digitaal archiveren zorgt u ervoor dat u altijd een up-to-date versie van elk document tot uw beschikking heeft. U loopt niet langer het risico dat de meest recente versie nog ergens ‘zweeft’ in de organisatie. Een duidelijke versiebeheer van een digitaal archief maakt het daarnaast mogelijk om oudere versies op te vragen en revisies in te zien.

Digitaal archiveren bespaart tijd

Door uw bestanden digitaal te archiveren bespaart u tijd. Een geüpdatet bestand  kunt u namelijk direct verwerken in het gedigitaliseerde archief. Het bestand hoeft dus niet gearchiveerd te worden door een archiefmedewerker. Ook bij het opvragen bespaart u tijd. Door de eenvoudige zoekfunctie van een digitaal archief vindt u snel de juiste documenten.

Uw bestanden veilig digitaal archiveren

Wanneer uw bedrijf overgaat naar digitaal archiveren profiteert u van een veilig archief. Er wordt namelijk altijd een back-up gemaakt van het digitale archief. Wanneer de server dan onverhoopt crasht, blijft het digitale archief behouden. Een digitaal archief biedt in dit opzicht veel meer zekerheid dan een fysiek archief. U loopt namelijk niet langer het risico dat het volledige archief verloren gaat door een calamiteit.

Uw fysieke archief na het digitaal archiveren

Wanneer uw archief volledig digitaal gearchiveerd is, kan het in principe vernietigd worden. Soms is het echter noodzakelijk om bepaalde documenten ook in een fysiek archief te bewaren, bijvoorbeeld omdat dit een eis is in de archiefwet. Voor deze specifieke documenten is het niet kostenefficiënt om een volledig archief te beheren. U kunt dan gebruik maken van archiefopslag i.c.m. Scanning on Demand via Karmac Facilitair.

Stap over op digitaal archiveren

Digitaal archiveren heeft vele voordelen voor uw onderneming. U bespaart tijd en kosten. Daarnaast geniet u van extra veiligheid en van duidelijk versiebeheer.

Wanneer uw bedrijf gebruik gaat maken van een digitaal archief is het belangrijk dat uw huidige bestanden veilig digitaal gearchiveerd worden. Karmac Informatie en Innovatie is u hierbij graag van dienst. Neem contact op met één van onze specialisten via 0320 286 969 of info@karmac.nl.

Neem contact op

Digitaal archiveren in een moderne onderneming

Wanneer uw bedrijf de overstap maakt naar digitaal archiveren betekent dit vaak een aanpassing in het werkproces. Zeker in de beginfase is het van belang dat u goed in beeld heeft hoe het digitaal archiveren in uw organisatie opgenomen moet worden en dat u uw medewerkers intensief begeleidt in de aangepaste werkprocessen.

Draagvlak creëren en de medewerkers opleiden in het nieuwe digitale archiveren is extra belangrijk omdat archivering allang niet meer alleen aan het einde van een traject aan bod komt. Vroeger werd een zaak afgehandeld en werd toen pas het volledige dossier in één keer naar het archief gebracht. Deze werkwijze behoort definitief tot het verleden door digitaal archiveren. Een digitaal archief maakt tegenwoordig deel uit van de actieve bedrijfsvoering. Dit betekent dat elke stap die gemaakt wordt bijna in realtime opgenomen kan worden in het digitale archief.

Deze moderne werkwijze brengt wel een aanvullende uitdaging met zich mee wanneer een organisatie steeds meer communicatiekanalen gaat gebruiken in de werkwijze. Fysieke documenten moeten worden gescand en gearchiveerd, e-mails moeten opgenomen worden in het digitale archief en zelfs WhatsApp communicatie moet in bepaalde gevallen gearchiveerd worden.

Digitaal archiveren brengt vele voordelen met zich mee, maar het is van groot belang dat het volledige traject goed geïmplementeerd en begeleid wordt. Karmac Informatie en Innovatie helpt u hiermee. Vraag een vrijblijvend adviesgesprek aan met één van onze specialisten via 0320 286 969 of info@karmac.nl.

Tips voor digitaal archiveren

Om van digitaal archiveren binnen uw onderneming een groot succes te maken is het belangrijk om een aantal zaken goed in beeld te bellen. Wij geven u graag enkele tips voor een succesvolle implementatie van digitaal archiveren.

  1. Stel prioriteiten

Niet elk document is even belangrijk. Bij veel organisaties liggen er stukken in het archief die al jaren niet meer geraadpleegd worden. Het is zonde van uw tijd en geld om deze documenten met hoge prioriteit te digitaliseren. Zorg dat u eerst de lopende processen en de belangrijke documenten digitaal gearchiveerd hebt. De minder belangrijke documenten komen in een later stadium.

  1. Voer de werkwijze gefaseerd in

Een organisatie die van de één op de andere dag de werkwijze volledig omgooit, kan rekenen op veel weerstand vanuit het personeel. Uw medewerkers zijn waarschijnlijk gewend aan de standaard werkwijze en houden er niet van wanneer er opeens grote veranderingen zijn.

Om het enthousiasme voor de wijzigingen aan te wakkeren, is het beter om de vernieuwde werkwijze stap voor stap door te voeren.

  1. Bepaal de eisen van het digitale archief

Een digitaal archief is vaak volledig naar uw wensen in te richten. Dit betekent wel dat er kritisch gekeken moet worden naar de noodzakelijke functionele eisen. Veel bedrijven stellen een lange lijst met veel “nice to have” eisen op. Wat vaak vergeten wordt is dat al deze functionaliteit de prijs van het digitale archief zal verhogen. Daarnaast wordt de implementatie alleen maar gecompliceerder.

Zorg ervoor dat er niet onnodig veel aandacht besteed wordt aan de “nice to have” functionaliteit, maar richt u op de essentiële zaken. Digitale archieven zijn op een later moment nog uit te breiden met aanvullende functionaliteit.

  1. Zorg voor draagvlak

Een aangepaste werkwijze met betrekking tot digitaal archiveren heeft alleen kans van slagen wanneer er voldoende draagvlak is in de organisatie. Neem uw medewerkers mee in het proces en maak de achterliggende gedachte inzichtelijk. De medewerkers zijn uiteindelijk de mensen die bepalen of een digitaliseringsslag het gewenste effect heeft.

  1. Laat u bijstaan door een ervaren partij

Bij digitaal archiveren komen meer zaken kijken dan veel bedrijven zich realiseren. Om die reden is het belangrijk dat u bijgestaan wordt door een ervaren partij. Door gebruik te maken van hun specialisme en ervaring verhoogt u de kans dat digitaal archiveren een succes wordt binnen uw onderneming.

Start ook met digitaal archiveren

Met een goed opgezette strategie voor digitaal archiveren kunt u mooie resultaten behalen binnen uw onderneming. Karmac Informatie en Innovatie helpt u graag met de noodzakelijke stappen om digitaal archiveren succesvol te implementeren. Neem contact op met één van onze specialisten voor een vrijblijvend adviesgesprek via 0320 286 969 of info@karmac.nl.

Zoek op de website:
Karmac Krant

Karmac krant, nr 19

De Karmac krant is een gezamenlijke uitgave van de Karmac bedrijven. In de Karmac krant informeren wij u over relevante (markt)ontwikkelingen, projecten en innovaties. 

Download DE KRANT IN HET pdf-FORMAAT
Bel mij terug
Telefoonnummer