Dossiers veilig opslaan?
Dossiers veilig opslaan?
Karmac Facilitair beschikt over veilige en goed beveiligde archiefopslagruimten in Lelystad en Almere. Lees snel verder...
Lees verder
archiefslide.jpg
De Karmac Groep
Karmac Informatie & Innovatie B.V. is onderdeel van de Karmac Groep, dé specialist op het gebied van informatielogistiek!
Lees verder
Ruimtegebrek?
Ruimtegebrek?
Karmac Facilitair beschikt over de juiste kennis en ervaring om uw fysieke archieven te beheren in overeenstemming met wet-en regelgeving.
Lees verder
012 Digitaal Nabewerken.jpg
Dossiers digitaliseren?
Schrijf u snel in voor een van onze lunchbijeenkomsten en maak de eerste (of de volgende) stap naar een digitale organisatie!
Lees verder
Zoek op de website:
Karmac Krant

Karmac krant, nr 19

De Karmac krant is een gezamenlijke uitgave van de Karmac bedrijven. In de Karmac krant informeren wij u over relevante (markt)ontwikkelingen, projecten en innovaties. 

Download DE KRANT IN HET pdf-FORMAAT
Bel mij terug
Telefoonnummer

Personeelsdossiers digitaliseren

Personeelsdossiers vormen voor veel HR-managers in een moderne organisatie nog altijd een flink pijnpunt. Met uiteenlopende wet- en regelgeving en bovendien in de praktijk veel papier kan het lastig zijn om een effectief en consistent beheer uit te voeren. Dat kan anders: Karmac helpt u graag op weg met het maken van de (eerst)volgende stap naar een digitale HRM-organisatie.

Karmac is gespecialiseerd in het digitaliseren en het digitaal indelen van personeelsdossiers op documentniveau. Of het nou gaat om 10, 25 of meer dan 50 verschillende documentsoorten! Karmac helpt u graag op weg met het maken van de (eerst)volgende stap naar een digitale HRM-organisatie.

De voordelen van digitale personeelsdossiers?

  • U voldoet aan wet en regelgeving (AP en Belastingdienst);
  • U kunt per document de bewaartermijnen beheren;
  • U kunt veel eenvoudiger documenten opzoeken (tijdwinst en efficiëntiewinst);
  • U kunt eenvoudig documenten toevoegen aan een digitaal dossier;
  • U kunt de structuur in de toekomst aanpassen;
  • Het is mogelijk om documenten digitaal te schonen;
  • Documenten worden sneller getoond en zijn 24x7 beschikbaar;
  • U kunt op map en/of documentsoort autorisaties toepassen;
  • Nadat uw goedkeuring hebt verkregen voor vervanging kunt u uw papieren dossiers vernietigen.

Wilt u meer informatie over de digitalisering van personeelsdossiers? Schrijf u dan vandaag nog in voor een van onze gratis lunchbijeenkomsten in Lelystad of neem telefonisch contact met ons op door te bellen naar 0320 286 969 of mail naar info@karmac.nl. Wij voorzien u graag van meer informatie.

Neem contact op

De voordelen van personeelsdossiers digitaliseren

Aan het digitaliseren van personeelsdossiers zitten vele voordelen. Digitalisering kan u naast een kostenreductie ook veel gemak opleveren. Enkele belangrijke voordelen zijn:

Ruimtebesparing: Alle dossiers zijn na digitalisering digitaal beschikbaar en hoeven niet meer fysiek bewaard te worden op de afdeling. De kasten kunnen dus weg. Na goedkeuring voor vervanging kunt u uw papieren dossiers bovendien vernietigen.

Gemak: U kunt eenvoudig vanaf elke willekeurige locatie documenten bekijken en toevoegen aan het digitale dossier.

Software-onafhankelijk

Karmac werkt volledig software-onafhankelijk en is in staat om de uitlevering van de digitale personeelsdossiers in ieder gewenst personeelsinformatiesysteem en/of documentmanagementsysteem te realiseren.

Karmac beschikt over (gecertificeerde) koppelingen met vrijwel alle gerenommeerde softwareleveranciers. Enkele voorbeelden zijn: AFAS, Raet, Youforce, BCT, Centric, Expansion en Circle Software.

Optical character recognition

Door gebruik te maken van moderne scanners en intelligente tekstherkenningstechnieken, op basis van optical character recognition (OCR), zijn wij in staat om een zeer groot gedeelte van uw HR-documenten geheel automatisch te herkennen en in te delen in de juiste documentcategorie (conform uw documentindeling)..

Documenten die niet herkend kunnen worden door onze software worden visueel beoordeeld en digitaal ingedeeld door speciaal daarvoor opgeleide medewerkers van Karmac. Het eindresultaat is dus een 100% ingedeeld digitaal personeelsdossier.

Digitaal schonen

In de praktijk komen wij in personeelsdossiers ook veel documenten tegen die in feite niet in een personeelsdossier thuishoren, dubbel zijn opgeslagen of waarvan de wettelijke bewaartermijn al is verstreken. Wij zijn in staat om deze documenten tijdens het scanproces te schonen, dit kan zowel in fysieke vorm als digitaal. Na het schonen van de documenten houdt u enkel de documenten over die u nodig heeft.

Hoe digitaliseert Karmac een personeelsdossier?

De digitalisering van personeelsdossiers is altijd maatwerk. De accountmanagers van Karmac komen bij u op locatie langs om de dossiers te bekijken om gezamenlijk met u de mogelijkheden te bespreken en maken voor u een passende offerte. Na akkoord op de offerte neemt één van de ervaren projectleiders contact met u op om het project in te plannen. Het digitaliseringstraject verloopt in drie fasen, die hieronder kort voor u zijn uitgewerkt.

Fase 1: Starttraject: Softwarekeuze & Afspraken

In fase 1 bepaalt u met welk softwarepakket u de digitale personeelsdossiers wilt raadplegen. U hebt de keuze uit diverse systemen waar onder: RAET, AFAS, CENTRIC en BCT. Wanneer u reeds een software leverancier gekozen heeft wordt er samen met de leverancier afgestemd hoe de digitale documenten aangeleverd dienen te worden.

Daarnaast dient u drie belangrijke keuze te maken voordat gestart kan worden met het digitaliseren van de dossiers:

1. Als eerste moet u beslissen op welk niveau u de dossiers gedigitaliseerd wilt hebben er zijn 3 mogelijkheden:

-  Digitaliseren op dossierniveau

Wanneer u kiest voor het digitaliseren op dossierniveau kiest u voor een vlotte en eenvoudige implementatie. Ieder huidig fysiek personeelsdossier van de in dienst medewerkers wordt als één historisch document opgeslagen. De gescande documenten worden voorzien van OCR, hierdoor is het mogelijk om binnen een dossier te zoeken op de herkende woorden. Nadeel van deze vorm is dat u niet voldoet aan de geldende wet- en regelgeving en dit is niet gebruiksvriendelijk in de praktijk.

- Digitaliseren op tabbladniveau

Bij het digitaliseren op tabbladniveau wordt er een onderscheid gemaakt in de verschillende fysieke tabbladen middels barcodescheidingsbladen. Hierdoor ontstaat een klein voordeel in de gebruiksvriendelijkheid ten opzichte van het digitaliseren op dossierniveau. Per tabblad wordt er één historisch document gemaakt waarbinnen gezocht kan worden op herkende woorden. In de praktijk wordt er meestal gezocht onder de tabbladen waar de meeste documenten achter zitten. Wanneer een document fysiek foutief is gearchiveerd is het digitaal erg lastig om dit terug te vinden. Een substantieel voordeel levert deze variant dan in de praktijk niet echt. Ook met deze wijze van digitaliseren voldoet u niet aan de geldende wet- en regelgeving.

- Digitaliseren op documentniveau

Bij het digitaliseren op documentniveau wordt ieder document binnen een dossier voorzien van een documentclassificatie, een documentrubriek en een documentdatum. Met deze vorm is het niet nodig om een dossier fysiek vooraf op te schonen of opnieuw in te delen. Dat doet de software achteraf automatisch. Ten slotte voldoet u en nu (eenmalig) en in de toekomst (lange termijn) aan de wet- en regelgeving. Ieder document wordt voorzien van een documentdatum en een documentsoort. Daarmee heeft u de twee items die nodig zijn om documenten te laten voldoen aan een bewaartermijn. Deze methode is de enige methode waarbij u hieraan kunt voldoen.

2. Uw tweede keuze mogelijkheid is in welke kleur u de dossiers wenst terug te zien:

Karmac adviseert u om de dossiers in kleur te scannen. Dit waarborgt een representatieve kopie van het originele document, waardoor u na afloop van de digitalisering (wanneer gewenst) over kunt gaan op vernietiging van de originele documenten. 

3. En als laatste blijft de keuze over op welke resolutie wenst u de dossiers te digitaliseren:

Met een lage resolutie is het lastig om alle documenten te voorzien van OCR. De OCR wordt door Karmac gebruikt om de dossiers digitaal in te delen,  daarom adviseren wij om te scannen op 300 dpi.

Fase 2: Conversie fysieke naar digitale personeelsdossiers

Tijdens de eerste stap van het scanproces worden uw dossiers door ons eigen transportdienst opgehaald en naar onze Document Campus in Lelystad verplaatst. Daar worden de dossiers voorbewerkt, wat onder meer inhoudt dat alle hechtmaterialen (nietjes, paperclips etc.) worden verwijderd.

Zodra uw dossiers voorbewerkt zijn, worden ze gescand met behulp van onze scanmachines.

De gescande bestanden worden voorzien van OCR (optimal character recognition), waardoor uw dossiers op inhoud doorzoekbaar zijn. De dossiers worden door onze in huis ontwikkelde software automatisch ingedeeld conform het door u opgestelde indelingsmodel. Alle aanwezige blanco pagina’s worden voor u verwijderd.

Fase 3: Uitlevering & Afronding

In fase 3 worden alle losse images aan u uitgeleverd in de juiste structuur. De digitale dossiers importeren wij in uw systeem of wij schrijven de data weg op een digitale gegevensdrager.

Na afronding van het project hopen wij u aan onze referentie toe te kunnen voegen. Dit wordt u voorgelegd tijdens het evaluatiegesprek.

Wilt u meer informatie over het digitaliseren van personeelsdossiers? Neem dan contact met ons op of schrijf u in voor een van onze Lunch & Learn sessies. In de onderstaande presentie wordt nog eens visueel uitgelegd hoe personeelsdossiers door Karmac worden gedigitaliseerd.

Referenties

Karmac verzorgt voor uiteenlopende opdrachtgevers digitaliseringswerkzaamheden. Hier onder vindt u een selectie van organisaties waarvoor Karmac digitaliseringsactiviteiten heeft uitgevoerd.

Meer informatie

Wilt u meer informatie over de digitalisering van personeelsdossiers? Schrijf u dan vandaag nog in voor een van onze gratis lunchbijeenkomsten in Lelystad of neem telefonisch contact met ons op door te bellen naar 0320 286 969 of mail naar info@karmac.nl. Wij voorzien u graag van meer informatie.

Neem contact op